En conformité avec la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 et la loi sur la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 6 août 2004, toute personne publique ou privée qui détient des fichiers nominatifs, c'est-à-dire contenant des données à caractère personnel, doit, sauf dans des cas précis, déclarer l'existence de ces fichiers à la CNIL (Commission nationale Informatique et Libertés). 

En quoi les bibliothèques sont-elles concernées ?

Les bibliothèques gèrent des fichiers d’adhérents qui contiennent des informations sur des personnes physiques : elles sont donc tenues de déclarer ces fichiers à la CNIL, c’est une obligation légale.


Pourquoi déclarer le fichier d’adhérents à la CNIL ?


Cette déclaration permet aux personnes fichées d’exercer les droits reconnus par la loi : droit à l’information préalable sur les données diffusées, droit d’accès à ces données, droit d’opposition, de rectification et droit à l’oubli de certaines données.

 


Que doit contenir un fichier d’adhérents ?


Un fichier d'adhérents ne doit comporter que deux types d'informations :
-des données relatives à l'identité des emprunteurs : nom, prénom, coordonnées, année de naissance, catégorie professionnelle ;

-des données relatives aux documents empruntés : données bibliographiques (titre, auteur, éditeur...), cote, date du prêt, date(s) de relance.

 


Combien de temps les bibliothèques doivent-elles conserver ces données ?


Les données nominatives ne doivent concerner que les usagers actifs (c’est-à-dire ceux qui ont emprunté au moins une fois dans l’année). Les fiches des adhérents inactifs depuis 1 an doivent être supprimées.

 

 

Cette déclaration est-elle à renouveler tous les ans ?

Cette déclaration est à faire une seule fois, elle n’est pas à renouveler tous les ans.

 


Comment faire pour déclarer le fichier d’adhérents à la CNIL ?

La déclaration peut être effectuée directement en ligne, sur le site de la CNIL, avec la norme simplifiée « NS-009 Bibliothèques, médiathèques ».

 

>>Accéder directement au formulaire de déclaration en ligne

La page ci-dessous apparaît :

 

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1. En bas de cette page, cliquer sur « Ajouter à ma sélection ».
2. Une fenêtre « Ma sélection » apparaît en haut de l’écran, cliquer sur « J’accède au formulaire ».

 

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La page ci-dessous apparaît :

 

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La déclaration simplifiée se déroule en 5 étapes.


1. Déclarant


Renseigner les données obligatoires dans le formulaire.
1. Entrer le numéro de SIREN + NIC de votre collectivité.
2. Sélectionner le code NAF correspondant aux bibliothèques dans la liste déroulante : 9101Z Bibliothèques, archives, musées et autres activités culturelles.
3. Renseigner l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse mail de la bibliothèque.
4. Cliquer sur « Etape suivante ».

 

2. Finalité

Cette étape est pré-remplie, il n’est pas nécessaire de la modifier.
Cliquer directement sur « Etape suivante ».

 

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3. Contact

Renseigner les coordonnées de la personne qui remplit ce formulaire et qui répondra aux éventuelles demandes de compléments de la CNIL.
Cliquer sur « Etape suivante ».

 

4. Identification du responsable

Renseigner les coordonnées de la personne qui signe ce formulaire de déclaration simplifiée. Cette personne, qui s’engage à respecter les conditions de protection des données, doit appartenir à l’organisme déclarant.
Pour indiquer la « fonction » dans la liste déroulante : si vous êtes responsable de la bibliothèque, choisissez « Chef d’établissement » ou « Directeur ».
Cliquer sur « Etape suivante ».

 

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5. Validation et envoi

La dernière page récapitule les informations qui ont été renseignées.
Valider le formulaire de déclaration pour l’envoyer à la CNIL.

 

Source : site Internet de la CNIL – formulaire de déclaration simplifiée

 

 

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